هرساله سازمان ها، فرایندها، عملیات و پروژه های متعددی را اجرا می نمایند. اما کمتر سازمانی را می توان یافت که شاخص های کلیدی عملکردی (KPI:Key Performance Indicators) مناسبی برای کنترل فرایندها، عملیات و پروژه های خود طراحی کرده باشد  و در نهایت توانسته باشد تا داشبوردهای مدیریتی مناسبی را برای نمایش این شاخص ها تدارک دیده باشد.
در نتیجه، آن گنجینه اطلاعاتی که می تواند تاثیر به سزایی در بهبود اجرای فرایند و همچنین کاهش زمان و هزینه فرایند، عملیات و یا پروژه های سازمان ایفا نماید؛ عملاً عقیم می ماند و علیرغم صرف زمان و هزینه، فعالیت های آتی سازمان، مجدداً با سعی و خطا و بدون استفاده از تجربیات گذشته و دوباره از صفر شروع می شوند.
هدف نهایی از شاخص های کلیدی عملکرد و در ادامه طراحی داشبوردهای مدیریتی که این KPI ها را به نحو شایسته ای نمایش دهند، ابداً ارائه و نمایش اطلاعات بیشتر نیست. بلکه هدف، ارائه اطلاعات مناسب، کافی و مقتضی از سازمان به ذی نفعان صحیح، در زمان مناسب، با استفاده از ابزار ارتباطی مناسب و به شیوه‌ای کم هزینه است. این موضوع یک چالش اساسی برای شرکت ها و سازمان ها است.
یکی از نگرانی ها در این حوزه، ارائه اطلاعات و شاخص های کلیدی نادرست، در قالب این داشبوردهاست. در واقع، شاخص های کلیدی ناموثر و غلط از فرایندها، عملیات و پروژه های سازمان، مدیریت ارشد را از اتخاذ تصمیم های صحیح در طول چرخه حیات سازمان،  بازمی دارد. چراکه اتخاذ تصمیمات آگاهانه در این مسیر، تنها با شناخت و تحلیل صحیح از شاخص های مناسب کلیدی امکان پذیر است.
همچنین ارائه شاخص های غیر کلیدی و عادی به جای شاخص عای کلیدی عملکرد و همچنین ناصحیح و نادرست بودن KPI های اندازه گیری شده (بدلیل نداشتن زیرساخت اندازه گیری و تائید داده ها و اطلاعات جمع آوری شده و گزارش داده شده)  در این داشبوردها و در نتیجه، ارائه گزارشات بیهوده و غیرکاربردی، از دیگر آفت های داشبوردهای مدیریتی غلط است. این امر در نهایت منجر به تصمیم گیریهای غلط مدیریتی می گردد و می تواند تا ورشکستگی یک سازمان نیز پیش رود.
اما برای رسیدن به KPI های مناسب، نیازمند طراحی، پیاده سازی و به روز آوری هرم مستندسازی در سازمان ها هستیم. در این هرم که در شکل زیر نمایش داده شده است، ابتدا لازم است تا داده ها و در ادامه، اطلاعات و دانش سازمان به نحو مناسب و دقیقی شناسائی، جمع آوری، دسته بندی و تحلیل شوند.

  شکل ۱: هرم مستندسازی

بزرگترین بیماری یک سازمان، عدم دسترسی به داده ها، اطلاعات و دانش دقیق و به موقع می باشد. اما به کمک داشبوردهای مدیریتی که نمایش دهنده KPI های صحیح و قابل اندازه گیری می باشند، امکان دستیابی، تحلیل و مدیریت داده ها در کمترین زمان و هزینه امکان پذیر می گردد.
این داده ها و اطلاعات تحلیل شده، در قالب داشبورد مدیریت سازمان، ابزاری را جهت نمایش اطلاعات و شاخص های کلیدی عملکرد سازمان را به مدیریت ارشد، ارائه می دهد. در واقع، داشبوردهای مدیریت، شبیه داشبورد اتومبیل عمل می کنند. میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور ، میزان بنزین باقی مانده در باک، سرعت، وضعیت ایمنی و … مجموعه اطلاعاتی است که داشبورد نصب شده در اتومبیل به صاحبان آن ارائه می دهد. کلیه این اطلاعات با وجود حیاتی و لازم بودن به صورت یک هشدار نیز عمل خواهند نمود و با توجه به نحوه تصمیم گیری و سرعت عمل صاحب اتومبیل، می توانند تضمین کننده سفر باشند.

شکل ۲: داشبورد اتومبیل، تمثیلی از داشبورد مدیریت

داشبوردهای مدیریتی نیز بطور مشابه، خلاصه ای از وضعیت فرایندها، عملیات و پروژه های سازمان را به شکلی گرافیکی و در قالب های مختلف همچون، نمودار، گزارش و نمایه های تحلیلی ارائه می دهد. این داشبوردها، قابلیت پیاده شدن در بسترهای نرم افزاری مختلف را دارند و به مدیران، این امکان را می‏دهند تا با تعریف، نظارت و تحلیل شاخصهای کلیدی عملکرد، در ایجاد تراز بین اهداف و فعالیت‏ها، نمایان‏سازی عملکرد مدیریت و ایجاد یک محیط نمایش مشترک بین اهداف و فعالیت‏ها برای تصمیم سازی درست و کارآمد اقدام نمایند.  به این ترتیب، داشبورد مدیریت، یک واسط کامپیوتری غنی با نمودارها، گزارشها، شاخصهای دیداری و مکانیزم اخطار است که در یک نرم افزار پویا و اطلاعاتی، مستند و یکپارچه شده اند.
این داشبوردها، به مدیریت سازمان، این امکان را می دهد که در هر لحظه بتوانند عملکرد فرایندها، عملیات و پروژه خود را مشاهده کرده و وضعیت آنرا نسبت به اهداف از پیش تعیین شده در برنامه استراتژیک و یا برنامه مدیریت پروژه، پایش نمایند.این داشبوردها، قابل طراحی در فرمت های متفاوتی هستند تا بیننده بتواند به سرعت آنچه را میخواهد بیابد. نمونه هائی از این داشبوردها در شکل 3 نمایش داده شده است.

شکل ۳: نمونه داشبوردهای مدیریتی

ذکر این نکته ضروری است که کاربرد اصلی داشبوردهای مدیریت، صرفاً گزارش دهی و گزارش‌گیری نیست. وظیفه اصلی داشبوردها، ارائه بهنگام اطلاعات درست و مورد نیاز پروژه به افراد مرتبط برای واکنش درست و بموقع به آن اطلاعات و یا تغییرات ایجاد شده در آن داده ها و اطلاعات است.