حضرت علی علیه السلام به فرزند خود امام حسن مجتبی (ع) میفرمایند:
ای فرزند عزیز، گرچه عمر من همزمان با عمر گذشتگان نبوده است ولی در کارهای آنها نظر افکنده و در تاریخ شان با دقت فکر کرده و در آثارشان سیر نموده ام تا جایی که از کثرت اطلاع مانند یکی از آنان به حساب آمدم. اخباری که از گذشتگان دریافت داشته ام بقدری مرا به وضع آنان آگاه کرده که گویی خود با اولین و آخرین آنان زندگی کرده ام و جریان امور شان را از نزدیک دیده ام. بر اثر تعمق در تاریخ آنان ، روشنی و تیرگی کارشان را شناختم و سود و زیان کارشان را تشخیص دادم، سپس مجموعه اطلاعات تاریخی خود را غربال کردم و آنچه که مفید و آموزنده بود در اختیار تو گذاردم و تنها مطالب زیبا و دلپذیر وقایع را برای تو برگزیدم و ذهنیت را از قضایای مجهول و بی فایده که اثر علمی و عملی ندارد بر کنار نگاه داشتم.
مستند سازی یکی از ارکان مهم مدیریت پروژه بوده و منجر به جمع آوری نتایج ماندگار حاصل از اجرای پروژه می گردد. درصورتیکه چیزی ثبت نشود، اتفاق نمی افتد و اگر چیزی ثبت شود، یعنی با انجام آن موافق شده است. گزارشات و مستندات ابزاری برای تایید فعالیتها و کارهای انجام شده در طول پروژه است.
با توجه به پروژه محور بودن سازمان ، رویکرد مورد توجه در این سیستم، طراحی و پیاده سازی یک سیستم مکانیزه مستند سازی می باشد. همچنین با توجه به ارزش مستندات فنی و مدیریتی تهیه شده در سازمان های پروژه محور، از نظر صرف زمان، هزینه و انرژی ای که صرف تهیه و یکپارچه سازی آنها گردیده است، ثبت و یکپارچه سازی این مستندات پروژه با هدف حرکت رو به جلوی سازمان و عدم تکرار مستندات تکراری حائز اهمیت بسیاری می باشد.
در این کارگاه کاربردی نیز ضمن آشنائی با نحوه اجرای مستندسازی پروژه، الزامات طراحی و پیاده سازی سیستم مستندسازی پروژه (قبل، حین و پس از اجرای پروژه) تشریح می گردد تا آمادگی لازم جهت پیاده سازی مستندسازی در پروژه های سازمان ایجاد گردد.
