امروزه و با گسترش روزافزون پروژه‌های عظیم و تمایل سازمان‌های مختلف برای تعریف راهکارهای اقتصادی خود به صورت پروژه، کنترل و مدیریت بخش‌های مختلف این پروژه‌ها (نظیر مدیریت زمان، هزینه و تخصیص منابع) به دغدغه اصلی مدیران ارشد هر سازمان پروژه‌محوری بدل گردیده است.
راه حل اولیه، کنترل پروژه‌ها در سطح پروژه بود که مدیر پروژه، با توجه به نیازهای پروژه و فارغ از مصائب سایر پروژه‌های سازمان، راسا اقدام به تخصیص منابع مورد نیاز پروژه خود می‌کرد. همچنین از هر پروژه در طول عمر خود (از ابتدای فاز صفر که امکان‌سنجی پروژه می‌باشد تا تحویل کلیه تحویل‌شدنی‌ها) تجارب منحصر به‌فرد و متفاوتی حاصل می‌شد که با اتمام پروژه و به دلیل عدم ثبت این تجارب، سازمان مربوطه امکان استفاده از درس‌آموخته‌ها در پروژه‌های آتی خود را از دست می‌داد!
مساله‌ای که توجه بسیاری از مدیران پروژه‌ها را به خود معطوف کرده است محدودیت منابع، نحوه تخصیص آن و هزینه‌هایی است که در پروژه‌ها پرداخت می‌شوند. لذا مدیران پروژه‌ها تلاش می‌کنند با اعمال راهکارهای مناسب، اطمینان حاصل کنند که منابع به‌صورت اثربخش و کارا در پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
طولانی شدن زمان اجرای پروژه‌ها، ضعف مشهود کیفی پروژه‌های اجراشده، هزینه تمام‌شده بسیار بالای پروژه‌ها نسبت به برآوردهای اولیه و … را می‌توان به‌ عنوان بخشی از زنجیره مشکلات مهم پروژه‌های کشور برشمرد. اما مشکل دیگری که گریبان‌گیر سازمان‌های پروژه محور شده است، انجام هم‌زمان چندین پروژه می‌باشد. پیچیدگی مدیریت هم‌زمان تمامی منابع و دانش پروژه‌ها و به تبع آن تاثیر عملکرد پروژه‌ها بر نتایج نهایی سازمان‌ها روزبه‌روز در حال افزایش‌ است و سازمان‌ها می‌بایست به دنبال یافتن راهکاری جهت اتمام سریع، ارزان و بهتر تمامی پروژه‌های خود باشند. نمونه‌های این مشکلات عبارتند از:

•  تعارض بین پروژه‌ها در خصوص اولویت و ارجحیت استفاده از منابع
•  ضعف در مستند‌سازی و اشتراک‌گذاری درس آموخته‌ها و راهکارهای برتر و تجارب پروژه‌ها
•  عدم هماهنگی و مشکلات ارتباطی میان پروژه‌ها
•  متدولوژی و روش‌های اجرایی نامناسب و مختلف مدیریت پروژه و عدم تناسب با شایستگی‌های مدیران پروژه‌ها
•  عدم هم‌راستایی و انطباق اهداف پروژه‌ها با خط‌ مشی و استراتژی‌های سازمان
•  انجام کارهای موازی و افزایش دوباره‌کاری در پروژه‌ها
•  افزایش پیچیدگی در سازمان به دلیل تعدد و تنوع پروژه‌ها و ایجاد واحدهای سازمانی موازی
•  دشواری مدیریت یکپارچه پروژه‌ها
•  دشواری زیاد در ایجاد توازن و تعادل بین پروژه‌های جاری و جدید

این مشکلات و بسیاری دیگر از این دست مشکلات، مدیران را به فکر ایجاد واحدی مستقل در بدنه سازمان خود با نام «دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office-PMO) انداخت تا بتوانند علاوه بر پوشش ضعف‌های مذکور، از این واحد به عنوان یک رکن اساسی در توانمندسازی و ایجاد موفقیت در پروژه‌ های خود بهره جویند؛ تا جایی که ایجاد این دفتر، بهترین راه حل و مهمترین پدیده مدیریت پروژه در دهه اخیر شناخته شده است.
این دفتر در ابتدا توسط مقامات ارشد نظامی آمریکا در اوایل دهه ۸۰ میلادی و تحت مفهوم دفتر کنترل مرکزی در ارتش ارائه و اجرا شد. اما در دهه آخر قرن بیستم، فواید استفاده از مدیریت پروژه که ابتدا فقط در صنایع هوا– فضا، دفاعی و ساخت صنایع سنگین دیده می‌شد، اکنون برای صنایع دیگر نیز مفید شناخته شد.
در آغاز قرن ۲۱ میلادی، آمریکائی‌ها با دفاتر مدیریت پروژه آشنا شده و یک مأموریت جدید برای دفتر مدیریت پروژه در نظر گرفتند: دفتر مدیریت پروژه مسئول نگهداری تمامی دارائی‌های معنوی مرتبط با مدیریت پروژه و همچنین پشتیبانی فعالانه از برنامه‌ریزی استراتژیک شرکت یا سازمان می‌باشد.
در آخرین آمارگیری که در سال ۲۰۱۰ انجام شد، بیش از ۸۴٪ از شرکت‌ها و سازمان‌های پروژه محور آمریکائی، PMO را به صورت موثر راه‌اندازی کرده بودند و از آن استفاده می‌کردند؛ ضمنا نیمی از باقی‌مانده شرکت‌ها هم در صدد راه‌اندازی آن طی یک سال آینده بودند.
همچنین بررسی‌های انجام‌شده نشان می‌دهد در کشورهای مختلف، دفتر مدیریت پروژه با اسامی گوناگون نامیده می‌شود که به ترتیب پرکاربردترین آن‌ها عبارتند از:

•  دفتر مدیریت پروژه
•  دفتر مدیریت طرح
•  سایر اسامی‌ (مانند گروه مدیریت پروژه، دفتر مدیریت پروژه سازمانی، دفتر توسعه مدیریت، دفتر راهبردی پروژه و …)

اما در کشورمان ایران و بر طبق آمارهایی که در سال ۱۳۸۹ توسط سازمان مدیریت صنعتی ایران منتشر شد، بیش از ۶۴٪ شرکت‌ها از دفتر مدیریت پروژه بی‌بهره‌اند و اکثر شرکت‌هایی هم که مدعی ایجاد این دفتر در سازمان خود هستند، تنها برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را انجام می‌دهند و از باقی مزایا و وظایف PMO اطلاعی ندارند! همین موضوع الزام آشنایی با مفاهیم دفتر مدیریت پروژه را مشخص می‌کند تا سازمان‌ها و شرکت‌های وطنی هم از این پدیده مدیریت پروژه قرن بی‌بهره نمانند!
با توجه به این‌که دفاتر مدیریت پروژه، مرکز راهکارهای مدیریت پروژه در داخل سازمان هستند، لذا‌ ایجاد و به‌کارگیری آن‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد. در حقیقت دفتر مدیریت پروژه یکی از اقداماتی است که می‌تواند به‌ منظور متمرکز‌سازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرآیند‌های مدیریت پروژه سازمان به‌کار برده شود.در صورت استقرار دفتر مدیریت پروژه در کنار سایر بخش‌های سازمان می‌توان از بهبود عملکرد پروژه‌ها در زمینه‌های مختلفی چون محدوده، کیفیت، هزینه، زمان و رضایت مشتریان اطمینان حاصل نمود. در ‌این‌گونه دفاتر سعی شده است تا با ترغیب پروژه‌ها به استفاده از فرایندها، رویه‌ها و ابزارهای سازگار و کارآمد در مدیریت پروژه، منافع سازمان را چه ازلحاظ معیارهای کمی و چه ازلحاظ شاخص‌های کیفی تضمین کرد.