پروژه چیست؟
پروژه تلاشی است موقتی در جهت ایجاد رسیدن به اقلام قابل تحویل قابل اندازه گیری (چه از منظر کمی و چه از منظر کیفی) در یک زمانبندی مشخص، با یک هزینه مشخص و داشتن محدودیت های کیفیتی خاص.
پروژه ها از فعالیت های استاندارد عملیاتی سازمان متمایز هستند؛ چراکه پروژه ها:

• ماهیت منحصر بفردی دارند. حاوی فرآیندهای تکراری نیستند. هر پروژه از پروژۀ دیگر متمایز است. در حالی که فعالیت های عملیاتی، معمولاً حاوی فرآیندهای تکراری (مشابه) هستند.
• پروژه یک زمانبندی مشخص و تعریف شده دارد؛ به این معنی که پروژه ها، تاریخ شروع و پایان مشخصی دارند که در این تاریخ باید خروجی های مشخصی را تولید کرد؛ خروجی هائی که رضایت مشتری را جلب نماید.
• پروژه ها، بودجه مصوب دارند و به تمام پروژه ها مقدار مشخصی از بودجه تعلق می گیرد.
• منابع پروژه ها (شامل نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهییزات، مواد مصرفی، پول و روش و استانداردهای اجرای کار) محدود هستند. این منابع در زمانبندی مشخصی از پروژه مصرف می شوند.
• پروژه ها ریسک دارند. این ریسک ها یا مثبت هستند (فرصت) و یا منفی هستند (تهدید)
• تغییرات در پروژه ها اجتناب ناپذیر است. این تغییرات یا از سوی پیمانکار پیشنهاد می شوند (Change Request) و یا از سوی کارفرما (Change order)
• مدیریت دست اندرکاران و ذی نفعان کلیدی و تاثیرگذار بر پروژه فرایند بسیار مهمی است و بسیاری از پروژه ها بدلیل حمایت ضعیف دست اندرکاران و ذی نفعان کلیدی از پروژه، الزامات و انتظارات مبهم و یا تعریف نشده از سوی این ذینفعان و دست اندرکاران و همچنین ارتباطات نادرست و نادقیق بین ذینفعان پروژه شکست می خورند.
• پذیرش و اجرای یک متدولوژی مدیریت پروژه رسمی در طول چرخه حیات پروژه موضوع بسیار مهمی است. بدون انتخاب یک متدولوژی واضح یا چارچوب مشخص برای تحویل پروژه، اکثر تیم های پروژه، قبل از اینکه محدوده و اهداف بصورت واضح و روشن مشخص شده باشند، اقدام به تولید اقلام پروژه می نمایند. این افراد، هیچ فرآیند سازمان یافته ای برای انجام فعالیت ها در نظر نمی گیرند و از این رو نمی توانند زمان، هزینه، کیفیت، ریسک ها، مسائل و تغییرات پروژه را مدیریت کنند. پرواضح است که چنین پروژه هایی منجر به خیزش یا لغزش محدوده (Scope Creep)، تأخیر در تحویل اقلام قابل تحویل و در نهایت، کیفیت پایین اقلام قابل تحویل و نارضایتی مشتری می شوند. پاسخ به این مشکلات ایجاد شده ساده است: استفاده از یک متدولوژی مدیریت پروژه با ساختار مشخص برای اجرای فرایندهای 5 گانه مدیریت پروژه؛ یعنی فرایندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرائی، کنترلی و اختتامی پروژه.

پروژه چطور مدیریت می شود؟
پروژه ها با علم و مهارتی به نام مدیریت پروژه، مدیریت می شوند. مدیریت پروژه شامل مهارت ها، ابزار و فرآیندهای مدیریتی برای انجام موفقیت آمیز پروژه است. در واقع مدیریت پروژه، بکارگیری مجموعه ای از علوم و مهارت ها، برای کاهش ریسک پروژه از طریق هنر بکارگیری دانش تخصصی، مهارت و تجربه می باشد تا از این طریق، احتمال موفقیت پروژه نیز افزایش یابد.

شکل ۱: اجزای اصلی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه شامل مجموعه ای از ابزارهاست؛ ابزار های متفاوتی برای افزایش احتمال موفقیت پروژه. از منظر استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK)، مهم ترین بخش از مدیریت پروژه استفاده از مجموعه فرایندهای یکپارچه، جهت طرح ریزی، اجرا و کنترل زمانبندی، هزینه، کیفیت و محدودۀ پروژه است.