معمولاً یک گزارش فنی، گزارشی است که در سه حوزه کلیدی زیر تهیه می شود:

شکل 1: انواع گزارش های فنی

در ادامه به تشریح هر یک از این گزارش ها می پردازم:

1. گزارش توصیف شرایط و وضعیت فنی موجود: در این دسته از گزارش های فنی، به توصیف فنی آنچه هست می پردازیم. بدون آن که در آن دخل و تصرفی داشته باشیم. گزارش های روزانه، هفتگی و یا ماهانه از پیشرفت فنی یک پروژه و یا دستورالعمل استفاده از یک تجهییز فنی، در این دسته از گزارشات فنی قرار می گیرند.
2. گزارش بررسی مشکل و ریشه های یک موضوع فنی: در این دسته از گزارش های فنی، هدف بررسی عوامل ریشه ای ایجاد کننده آن مشکل، دسته بندی و اولویت بندی ریشه های مشکلات و ارائه راه کارهای کاربردی و فنی برای حل هریک از آن ریشه های شناسائی شده می باشد. گزارشات آسیب شناسی فنی در این دسته قرار می گیرند.
3. گزارش بهره برداری از یک فرصت فنی: در این دسته از گزارش های فنی، هدف بررسی فرصت های حاصل از یک راه کار فنی جدید و یا اصلاح شده است. گزارشات امکان سنجی و تحلیل فنی، معمولاً در این دسته قرار می گیرند.

مراحل مشترک در تهیه یک گزارش فنی

فارغ از نوع و دسته بندی انواع گزارشات فنی که در بالا به آن اشاره شد، کلیه گزارش های فنی، سه مرحله کلیدی زیر را طی می کنند:

شکل 2: مراحل تهیه یک گزارش فنی

بخش اول: جمع آوری داده های فنی

تکنیک های مختلفی برای جمع آوری داده های فنی وجود دارند که بسته به نوع و هدف از تهیه گزارش فنی، از یک یا بیش از یکی از این روش ها برای جمع آوری داده های فنی استفاده می شود. روش های مهم در جمع آوری داده های فنی، عبارتتد از: الگوبرداری فنی، طوفان فکری، لیست های سریع، چک لیست فنی، مصاحبه فنی، تحقیقات فنی بازار، پرسشنامه فنی و نظرسنجی فنی

بخش دوم: تحلیل داده های فنی

مهم ترین بخش یک گزارش فنی، بخش نحوه تحلیل و دلیل انتخاب آن روش تحلیل می باشد. بطور کلی تحلیل فنی شامل 4 بخش کلیدی می باشد که عبارتند از:

شکل 3: دسته بندی روش های تحلیل در یک گزارش فنی

تجزیه و تحلیل توصیفی:

در تجزیه و تحلیل توصیفی، هدف پاسخ به این نوع سوال است که چه اتفاق فنی افتاده است؟ و یا اینکه چه چیزی فنی در حال رخ دادن است؟  در این نوع تجزیه و تحلیل، دستیابی به سوابق اطلاعات فنی که ریشه در گذشته و حال دارد، امکان تحلیل فنی مبتنی بر رویدادهای گذشته و حال را میسر می سازد. داشبوردهای و  گزارشات فنی را می توان در این گروه قرار داد.

تجزیه و تحلیل تشخیصی:

در تجزیه و تحلیل تشخیصی، هدف اصلی پاسخ به این نوع سوال است که چرا این اتفاق فنی رخ داده است و آیا الگویی برای آن وجود دارد یا خیر؟  شناخت و تجزیه و تحلیل مشکلات فنی و ریشه یابی آنها در این تحلیل قرار می گیرند.

تجزیه و تحلیل پیشگویانه:

در تجزیه و تحلیل پیشگویانه، هدف اصلی پاسخ به این نوع سوال است که چه چیزی در آینده اتفاق خواهد افتاد (پیش بینی آینده) و چگونه می توان  به آن واکنش نشان داد ؟ پیش بینی رفتار یک سیستم فنی، نمونه ای از تجزیه و تحلیل پیشگویانه می باشد.

تجزیه و تحلیل تجویزی:

در تجزیه و تحلیل تجویزی نیز که عالی ترین و سخت ترین سطح از روش تجزیه و تحلیل فنی می باشد، هدف اصلی پاسخ به این نوع سوال است که چه کاری می بایست انجام دهیم تا اتفاق مورد نظر ما در آینده ای نزدیک بیفتد. مرتب سازی مجدد برنامه ها و سیاست های فنی، نمونه هایی در این رابطه می باشند که می تواند در این روش تحلیل بکارگرفته شوند. برای بکارگیری و استفاده از هریک از روش های تحلیل 4 گانه که در بالا تشریح شد، روش های تجزیه و تحلیلی برای داده های فنی درنظر گرفته می شود که می توان به مواردی مانند: تجزیه و تحلیل جایگزین فنی، تحلیل مفروضات و محدودیت های فنی، تجزیه و تحلیل هزینه-منفعت فنی، تجزیه و تحلیل مدارک و مستندات فنی، تجزیه و تحلیل عملکرد فنی، تحلیل عوامل ریشه ای فنی و شبیه سازی فنی، اشاره نمود.

بخش سوم: نمایش داده های فنی

خروجی نهائی یک گزارش فنی، بخش نمایش حاصل از تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات فنی می باشد که می تواند در قالب گزارش های متنوعی مانند: گزارش وابستگی فنی، گزارش علی و معلولی فنی، گزارش داده های فنی در قالب نمودارهای کنترل، مدلسازی داده های منطقی، دیاگرام های ماتریسی،گزارشات تحلیل ریسک فنی، گزارش های پراکندگی فنی و یا در ساده ترین شکل ممکن، در قالب یک گزارش متنی فنی ارائه شود. در کلیه این گزارشات، بکارگیری انواع نمودار ها مانند: نمودارهای هیستوگرام،نمودارهای پراکندگی، نمودارهای انباشته، نمودار دونات یا حلقه ای، نمودار حبابی و نمودار راداری، در اولویت نمایش داده ها و اطلاعات یک گزارش فنی می باشند.