بلوغ در مدیریت پروژه به معنای پیاده‌سازی یک متدولوژی استاندارد و فرآیندهای مربوطه بوده، نحویکه احتمال تکرار موفقیت را افزایش دهد. این موضوع در حوزه مدیریت پروژه و برای بلوغ دفتر مدیریت پروژه نیز صادق است.

5 مرحله تکامل دفتر مدیریت پروژه در ادامه و بصورت خلاصه توضیح داده‌ شده است؛ این پنج سطح، معرف توانایی پیشرفت در ارتقای توانایی‌های اجرایی هستند که برای تأمین نیازهای محیط پروژه و اهداف تجاری مربوطه به سازمان مرتبط با آن قابل‌ دستیابی می‌باشند.

شکل 1: تشبیهی از 5 سطح بلوغ در دفتر مدیریت پروژه (PMO)

سطح ۱ کنترل پروژه:

نقش PMO در سطح یک بلوغ، «مجری» یعنی اعمال کننده اکثر کارکردهای مدیریت پروژه است؛ یعنی سیاست‌ها، اقدامات و راهنمایی‌های معنی شده به‌وسیله مراجع بالاتر را در محیط مدیریت پروژه برای پیاده‌سازی تیم پروژه وارد می‌کند.

سطح ۲ کنترل فرایندها:

در سطح دوم بلوغ، PMO باید انطباق کامل خود با سازمان ذی‌ربط و مؤثر بودن حرفه مدیریت پروژه را ثابت نماید. در این سطح PMO با نظارت و کنترل چندین پروژه در ارتباط است.

سطح ۳ توسعه و پشتیبانی فرایندها:

در سطح سوم بلوغ، PMO به‌عنوان یک فرصت رقابتی سازمان مطرح می‌شود و در این سطح PMO با تمرکز بیشتر بر ارائه پشتیبانی فرآیندها توسعه می‌یابد.

سطح ۴ امور تجاری:

در سطح چهارم، PMO نتایج پروژه را از دیدگاه تجاری، مدیریت و نظارت می‌کند. کارکنان در این سطح می‌توانند شامل تحلیلگران سازمانی و متخصصین در زمینه‌های مختلف از قبیل امور حقوقی، واحد قراردادها، مدیریت تدارکات، خدمات مشتری و غیره باشند.

سطح ۵ استراتژی:

دفتر PMO در سطح پنجم بلوغ، یک واحد کاری مستقل درون‌سازمانی می‌باشد که مسئولیت عملیات و کارکرد مدیریت پروژه‌ها را در سرتاسر سازمان به عهده دارد. معمولاً یکی از معاونین سازمان در این سطح مسئول PMO می‌باشد.

الزاماً تمام سازمان‌ها نیازمند به داشتن یک PMO سطح ۵ نیستند و در حقیقت برای بیشتر سازمان‌ها، حتی سطح توسعه و پشتیبانی فرآیندها (منظور سطح سوم) نیز احتمالاً فراتر از نیازهای موجود آن‌ها خواهد بود؛ اما اگر سازمان تمایل به استقرار یک PMO در سطح ۳ را داشته باشد، باید اطمینان حاصل کند که توانایی‌های سطوح یک و دو PMO را به دست آورده است.

اما نتایج بررسی‌های انجام شده نشان می‌دهند که سازمان‌های دارای PMO نسبت به سازمان‌هایی که فاقد آن هستند به‌طور قابل توجهی قابلیت‌های مدیریت پروژه بالغ‌تری دارند. در حقیقت، ارتقاء بلوغ PMO می‌تواند سطوح بلوغ مدیریت پروژه سازمان را ارتقاء داده و برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد نماید.