دفتر مدیریت پروژه یا PMO (Project Management Office) چیست؟ چه خدماتی ارائه می دهد؟
PMO يا دفتر مديريت پروژه (ها) يك واحد مستقل در سازمان است كه به صورت تخصصي به موضوع مديريت پروژه پرداخته و راهكارهاي مديريت پروژه مانند PMIS را به كمك واحد IT ي سازمان ارائه مي دهد. این واحد، همچنين قادر است تا غير از اين خدمت، طيف وسيعي از ساير خدمات مديريت پروژه را در اختيار پروژه، مدير و تيم پروژه بگذارد. طیف خدمات دفتر مدیریت پروژه PMO، در دو بخش مدیریتی و پشتیبانی و با توجه به شکل زیر تعیین می گردد.
طیف خدمات دفتر مدیریت پروژه PMO، در دو بخش مدیریتی و پشتیبانی
در پياده سازي PMIS توسط PMO در يك سازمان، مشكلات زيادي از جمله، مبهم بودن انتظارات و خواسته هاي ذينفعان سازمان وجود دارد كه اين موضوع معمولاً بدليل جاري نبون و يا ناقص اجرا شدن فرايندهاي مديريت پروژه در سازمان ميباشد. اين موضوع سبب مي شود كه معمولاً بعد از 2 سال، PMO دچار مرگ زودهنگام گشته و حمايت مديريت ارشد و ساير مديران سازمان را از دست بدهد.
شكل 4: مرگ دفتر مديريت پروژه بعد از 2 سال
گزارش تحقیقات صورت گرفته در خصوص عمر PMO در پروژه های IT توسط یونگ-دبلیو-لی[1] (2006) از 397 دفتر PMO در سراسر دنیا نشان می دهد که نزدیک به 50% از PMO ها، حداکثر دو سال عمر می نمایند.
شکل 5: تحقیقات یونگ-دبلیو-لی در خصوص عمر دفتر مدیریت پروژه (2006)
در ادامه تحقیقات یونگ (2006)، وی مهم ترین دلایل تشکیل PMO را به شرح ذیل اعلام نموده بودند که از مهم ترین این دلایل می توان به ارائه استانداردها و همچنین ابزارهای یکپارچه مدیریت پروژه ] مانند PMIS [ اشاره نمود.
شکل 6: تحقیقات یونگ-دبلیو-لی در خصوص مهم ترین اهداف تشکیل PMO (2006)
سورین اسپالک[2] (2010) نیز در تحقیقات خود در مورد دلایل تاسیس دفتر PMO که از 444 دفتر PMO در سراسر دنیا صورت گرفته است، دلایل عمده تشکیل دفتر PMO در سازمان ها را ارائه گزارشات جامع و یکپارچه و بهینه سازی فرایندهای مدیریت پروژه و پورتفولیو در پروژه ها دانسته است.
شکل 7: تحقیقات اسپالک در خصوص مهم ترین اهداف تشکیل PMO (2010)
اگر بخواهیم یک جمع بندی از مهم ترین کارکردها و ظایف دفتر مدیریت پروژه (PMO) داشته باشیم، می توانیم به فعالیتهای مختلفی که در حوزه های گوناگون مانند طراحی و پیاده سازی سازمان و سیستم یکپارچه اطلاعاتی مدیریت پروژه می باشد؛