موسسه PMI در استاندارد مدیریت پروژه یا همان PMBOK، وظایف مختلفی برای دفتر مدیریت پروژه پیشنهاد داده است که بطور خلاصه در تصویر 1 نشان داده شده است.
شکل 1: کارکردهای دفتر مدیریت پروژه (PMO)
اما در این مقاله تلاش داریم تا وظایف دفتر مدیریت پروژه (PMO) را براساس چرخه حیات پروژه های EPC یعنی طراحی، تدارکات و اجرا تبیین نمائیم.
شکل 2: تشریح فعالیتهای فنی در چرخه حیات پروژه EPC
شرح خدمات PMO در فاز مهندسی (Engineering Phase)
مهم ترین خدماتی که دفتر مدیریت پروژه در فاز مهندسی پروژه ها می تواند ارائه دهد، عبارتند از:
- طراحی متدولوژي اجراي فاز مهندسی
- کمک در تکميل برنامه ریزی مطالعات و تعريف پروژه
- تهيه برنامه زمانبندی فاز مهندسی
- تهیه فرآيند مدیریت فاز مهندسي
- بررسی استانداردهاي مهندسي و فرمت تهیه مدارک مهندسی
- تعيين كميت، نوع استاندارد و مدارك فني، نقشه‌ها و دستورالعملها.
- كنترل موردي فعاليتها و رسيدگي به فعاليتهاي دور شده از هدف و برنامه و انجام اقدامات اصلاحي.
- حصول اطمينان از بهينه بودن طرح و در صورت لزوم اعمال مهندسي ارزش در طرح
- تهیه فرایند مدیریت تغيير كارهاي مهندسي
- تهيه گزارش توجيهي
- تهیه فرمت نقشه‌ها، مدارك و مشخصات فني
- مدیریت تغييرات احتمالي در نقشه‌ها
- تهیه فهرست نيروي انساني مورد نياز اجراي كار
- تهیه فهرست ماشين‌آلات و ابزار اجراي كار
- تهیه دستورالعملهاي نصب و راه‌اندازي تجهيزات
- پيگيري تهیه / نهائی سازی دستورالعملهاي مهندسی
- تهیه روش نگهداری و مستندسازی نقشه‌ها و مدارك فني
- استانداردسازي خواسته هاي كارفرمای پروژه
- همكاري با كارفرما در برگزاري مناقصات پروژه های طرح
- تعيين زيرساخت‌هاي لازم و پيش‌نياز مديران پروژه‌ها شامل بسته‌هاي نرم‌افزاري، سخت‌افزاري، فيزيكي و تجهيزات، نيروي انساني و . . . جهت عقد قرارداد
- طراحی و نهائی سازی فرایندهای بهینه و متناسب سازی شده با طرح ها و پروژه های هر سازمان یا صنعت
شرح خدمات PMO در فاز تدارکات(Procurement Phase)
مهم ترین خدماتی که دفتر مدیریت پروژه در فاز تدارکات پروژه ها می تواند ارائه دهد، عبارتند از:
- طراحی متدولوژي اجراي فاز تدارکات
- تهيه برنامه زماني فاز تدارکات
- تهیه فرآيند مدیریت فاز تدارکات
- همكاري با كارفرما در بررسي پيشنهادها و كنترل و تطبيق آنها با نیازمندی های طرح
- تسهيل انتخاب مجريان و پیمانکاران پروژه‌ها
- كسب اطمينان از تأمين محصولات جديد پروژه‌ها كه داراي سطح مناسبي از كيفيت، زمان به موقع تحويل، بودجه و بر اساس مطابقت با برنامه پيش‌بيني شده باشد
- تهیه دستورالعمل برقراري ارتباط با كليه پیمانکاران
- تهيه گزارش پيشرفت كار ماهانه فاز تدارکات
- جمع‌بندي گزارش‌هاي پیمانکاران
- مقايسه عمليات انجام شده پیمانکاران با برنامه زماني
- تحليل علل انحراف از برنامه زماني، پیمانکاران
- ارائه راه‌حل براي جبران عملکرد پیمانکاران و انعكاس در برنامه تجديدنظر شده
- دريافت گزارش پيشرفت پروژه‌ها در فواصل زماني معين از پیمانکاران پروژه
- تهيه مستندات گردش كار (Work Flow) جهت کنترل كيفي و كمي كارهاي اجرائي (با توجه به وظايف پیمانکاران) و ابلاغ آنها به پیمانکاران پس از تصويب كارفرما
- اظهارنظر در مورد تغيير موارد (زمان، كيفيت، و . . .) ارائه شده توسط پیمانکاران پروژه‌ها
- ارزيابی عملکرد پیمانکاران پروژه‌ها.
- بررسی مدارك مهندسي درخواستهاي خريد
- بررسي ارزیابی فني پيشنهادات سازندگان Technical Bid Analysis
- بررسي مدارك دريافت شده از سازندگان منتخب
- بررسی مدارک مهندسی پس از درج اطلاعات سازندگان و حصول اطمینان از اعمال اطلاعات در مدارك و نقشه هاي پروژه
- پیگیری تهيه كتابچه هاي مهندسي و دستورالعملهاي بهره برداري
شرح خدمات PMO در فاز اجرا(Execution Phase)
مهم ترین خدماتی که دفتر مدیریت پروژه در فاز اجرای پروژه ها می تواند ارائه دهد، عبارتند از:
- طراحی متدولوژي فاز اجرای پروژه
- تهيه برنامه زماني فاز اجرای پروژه
- تهیه فرآيند مدیریت فاز اجرا
- انجام هماهنگي بين مجريان و پیمانکاران جهت افزايش نظارت و پوشش نظارت و مراقبت كامل بر پروژه
- آزمون نتايج حاصل از انجام پروژه‌ها و تأييد نتايج
- مديريت بودجه طرح
- مدیریت مخارج و هزينه‌ها در مقابل منافع و مزاياي به دست آمده “نتايج” از ميزان پيشرفت پروژه
- مدیریت و کنترل ميزان پيشرفت كلي پروژه‌ها
- كسب اطمينان از تخصيص كارايي منابع عمومي و مهارت‌ها در مجموعه پروژه‌ها
- برقراري ارتباط با كليه ذينفعان
- انجام هماهنگي و مديريت مشتركات و وابستگي‌هاي بين پروژه‌ها
- حل و فصل و رفع مشكلات و موضوعات مطرح شده در مسير اجراي پروژه و انجام اصلاحات و تعديلات لازم
- مديريت زمان، محدوده، هزینه و ريسك پروژه‌ها به منظور دستيابي به نتايج موفقيت‌آميز
- کنترل برنامه زماني كلي رويدادهاي برجسته
- تهيه برنامه سطح‌بندي كنترل پروژه و نظارت بر ايجاد سيستم‌هاي كنترل پروژه به وسيله پیمانکاران درگیر
- تهيه گزارش پيشرفت كار ماهانه، با جمع‌بندي گزارش‌هاي پیمانکاران، مقايسه عمليات انجام شده با برنامه زماني، تحليل علل انحراف از برنامه زماني، ارائه راه‌حل براي جبران آنها، و انعكاس در برنامه تجديدنظر شده
- تجديدنظر و به‌روزآوري برنامه زماني كلي، با توجه به پيشرفت كار و بر اساس گزارش‌ها و تحليل‌هاي دريافتي
- انجام فعاليتهاي فوق‌العاده هنگام بروز فاصله در روند اجراي پروژه
- ارائه گزارش پيشرفت پروژه‌ها در فواصل زماني معين براي كارفرما
- تشكيل جلسات هماهنگي به منظور بررسي و حل و فصل به موقع تنگناها و مشكلات اجرائي، با حضور كارفرما، پیمانکاران و ساير عوامل درگير در پروژه ها
- تهيه و ابلاغ صورت‌جلسات اجرائی
- تمركز بر سازگاري دروني برنامه و يكپارچگي آن با زيرساختارها و تعامل آن با ساير برنامه‌ها و استانداردهاي فني و تخصصي سازمان
- اظهارنظر درخصوص تغيير برنامه در طول اجرا
- دريافت گزارش پیمانکاران پروژه‌ها به صورت هفتگی، ماهانه، فصلي و سالانه و جمع‌بندي آنها
- اظهارنظر درخصوص گزارشات پروژه و اراوه مشاوره تخصصی به سازمان در خصوص تعيين عدم تطابق امور انجام شده با برنامه‌های زمانبندی شده و پیشنهاد برنامه های جبرانی.
Hi, this is a comment.
To get started with moderating, editing, and deleting comments, please visit the Comments screen in the dashboard.
Commenter avatars come from Gravatar.